Welk systeem is leading?

Dit bepaal je zelf. In de meeste gevallen is AFAS het bronsysteem voor operationele data en Exact Online voor financiële rapportages. Maar we ondersteunen ook Exact als leading systeem of bidirectionele synchronisatie met conflict resolution.

Werkt het met meerdere Exact administraties?

Ja, we ondersteunen multi-administratie setups. Elke Exact administratie kan naar een aparte AFAS-administratie koppelen, of naar een centrale. Dit is ideaal voor holdings met werkmaatschappijen.

Hoe worden conflicten opgelost?

We bouwen conflict resolution in op basis van jullie business rules. Bijvoorbeeld: 'AFAS wint altijd', 'meest recente wijziging wint', of 'markeer voor handmatige review'. Dit bepalen we tijdens de implementatie.

Kunnen we bepaalde data uitsluiten?

Absoluut. Je kunt filters instellen op basis van administratie, status, datum, of andere criteria. Zo synchroniseer je alleen de data die relevant is en voorkom je vervuiling van het doelsysteem.

Wat als de mapping niet een-op-een is?

Geen probleem. We bouwen transformatielogica in voor situaties waar grootboekrekeningen, kostenplaatsen of BTW-codes niet direct matchen. Complexe mapping regels worden ondersteund.

Hoe lang duurt de implementatie?

De doorlooptijd is enkele dagen, afhankelijk van de gewenste integraties. Een eenvoudige relatiesynchronisatie is sneller dan een volledige bidirectionele financiële koppeling. Na het intakegesprek geven we een realistische planning.

Exact Online AFAS Koppeling - Boekhouding Gesynchroniseerd

Handmatig werken kost tijd

Veel organisaties werken met zowel Exact Online als AFAS. Accountants gebruiken Exact, terwijl operations in AFAS werkt. Of de holdingstructuur vraagt om gescheiden administraties die toch met elkaar moeten communiceren.

Het gevolg: dezelfde gegevens worden op twee plekken ingevoerd. Facturen worden dubbel geboekt. Relaties staan in beide systemen, maar met verschillende gegevens. De consolidatie aan het eind van het kwartaal kost dagen.

Elke handmatige export-import cyclus kost tijd. En elke handmatige actie verhoogt de kans op fouten.

De oplossing

De Exact Online AFAS koppeling verbindt beide systemen. Data stroomt automatisch in de richting die jij bepaalt. Geen exports, geen imports, geen handwerk.

Debiteuren en crediteuren synchroniseren automatisch tussen beide systemen
Facturen en creditnota's worden overgezet
Grootboekrekeningen blijven in sync
Openstaande posten en betalingen worden bijgewerkt
Projecten en kostenplaatsen worden gekoppeld
Consolidatie op holdingsniveau wordt mogelijk

Wat kan er gesynchroniseerd worden

De koppeling ondersteunt diverse datastromen tussen Exact Online en AFAS. Dit zijn de mogelijkheden:

Relaties

—Debiteuren en crediteuren
—Contactpersonen en adressen
—Betalingsvoorwaarden
—BTW en KvK-gegevens

Facturatie

—Verkoopfacturen en creditnota's
—Inkoopfacturen
—Factuurregels en BTW
—Betalingsstatus

Financieel

—Grootboekrekeningen
—Openstaande posten
—Bank- en kasboekingen
—Journaalposten

Projecten

—Projectcodes en kostenplaatsen
—Urenregistratie
—Project-gerelateerde kosten
—Budgetten en realisatie

De richting van de synchronisatie bepaal je zelf. AFAS leading, Exact leading, of bidirectioneel – wij bouwen wat bij jullie situatie past.

Praktijkvoorbeelden

Nieuwe debiteur aangemaakt in AFAS → direct beschikbaar in Exact voor de accountant

Factuur geboekt in Exact → automatisch zichtbaar in AFAS voor opvolging

Betaling ontvangen → openstaande post in beide systemen afgeboekt

Holding met meerdere werkmaatschappijen → consolidatie via centrale AFAS

Projecturen geboekt in AFAS → kostenallocatie zichtbaar in Exact

Crediteur gewijzigd in Exact → AFAS automatisch bijgewerkt

Kwartaalafsluiting → beide systemen direct reconcilieerbaar

Nieuwe vestiging → automatisch aangemaakt in beide administraties

Maatwerk koppeling

De relatie tussen Exact Online en AFAS verschilt per organisatie. Soms is AFAS het bronsysteem, soms Exact. Soms moeten alleen bepaalde administraties gekoppeld worden. De requirements zijn nooit standaard.

Groot boekschema's verschillen. Kostenplaatsen hebben andere coderingen. BTW-codes mappen niet een-op-een. Zonder maatwerk loop je vast.

Daarom bouwen wij geen standaard koppeling. Elke integratie wordt op maat gemaakt voor jouw specifieke situatie.

Wat betekent dit voor jou?

De mapping past exact bij jullie rekeningschema's
Business rules worden ingebouwd (bijv. alleen goedgekeurde facturen synchroniseren)
Validaties voorkomen dat foute data wordt overgezet
De koppeling ondersteunt jullie specifieke workflow

Technische details

Technologie

—Exact Online REST API + AFAS REST
—OAuth 2.0 voor Exact Online
—Scheduled & event-driven sync
—Reconciliation checks
—Duplicate detection

Beveiliging

—TLS 1.3 bank-niveau encryptie
—NL datacenters (Amsterdam)
—GDPR-compliant vanaf dag 1
—Volledige audit logging

Betrouwbaarheid

—Transactional integrity
—Rollback bij fouten
—99.9% uptime SLA
—Proactieve monitoring
—Automatische alerts

AFAS Exact Online Koppeling